De gemiddelde verzuimfrequentie
Een onderdeel van het ziekteverzuim is de verzuimfrequentie. De verzuimfrequentie zegt hoe vaak werknemers zich gemiddeld per jaar ziek melden. Meestal wordt dit bekeken per jaar. De verzuimfrequentie wordt voornamelijk beïnvloed door kortdurend verzuim. Wanneer de meldingsfrequentie hoog is, kan dit suggereren dat de leidinggevende doorgaans een ruim beleid hanteert wat betreft ziekteverlof en dat werknemers hier frequent gebruik van maken.
Waarom is het belangrijk?
Meldingsfrequentie is van groot belang voor organisaties om verschillende redenen. Allereerst stelt het hen in staat om vroegtijdig problemen te signaleren, zoals werk gerelateerde stress of ontevredenheid onder werknemers. Door deze problemen op te merken voordat ze ernstiger worden, kunnen organisaties gerichte interventies plannen om het welzijn van hun werknemers te verbeteren. Bovendien helpt het monitoren van meldingsfrequentie organisaties om de impact van verzuim op hun bedrijfsvoering te minimaliseren, door tijdig in te grijpen en te zorgen voor een gezondere en productievere werkomgeving.
Hoe bereken je de meldingsfrequentie?
Meldingsfrequentie is de verhouding tussen het aantal ziekmeldingen en de totale duur van een bepaalde periode. Als een medewerker bijvoorbeeld één keer ziek is gemeld maar halverwege de periode vertrekt, wordt deze ziekmelding zwaarder gewogen dan die van een medewerker die gedurende de hele periode in dienst blijft.
Om de meldingsfrequentie te berekenen, nemen we een rekenvoorbeeld. We gaan uit van een fictieve afdeling waar tien medewerkers werkzaam zijn. Van deze medewerkers is het aantal ziekmeldingen van het afgelopen jaar bijgehouden.
In bepaalde maanden zien we duidelijk meer ziekmeldingen. Neem nu januari; er zijn dan opvallend veel afwezigen, omdat mensen in de winter vaker ziek zijn. Opvallend was dat Anna de meeste ziekmeldingen had, wel vier keer in één jaar. Dit duidt op een mogelijke noodzaak om haar werkomstandigheden, gezondheid en welzijn nader te bekijken. Aan de andere kant was Ingrid het hele jaar door niet één keer ziek, wat erop wijst op een goede gezondheid of een zeer positieve werk-privébalans.
Het gemiddelde aantal ziektemeldingen per medewerker wordt berekend met een eenvoudige formule voor het berekenen het gemiddelde:
- We sommen eerst het totale aantal ziektemeldingen op voor elke medewerker over het jaar.
- Vervolgens delen we dit totaal door het aantal medewerkers om het gemiddelde te vinden.
Als we een lijst hebben met het totale aantal ziektemeldingen voor elke medewerker, bijvoorbeeld: a,b,c,d,…,n (waarbij elke letter een medewerker vertegenwoordigt), dan is het gemiddelde:
· Gemiddelde ziektemeldingen = (a+b+c+d+…+n) /aantal medewerkers
Dit gaf ons het gemiddelde aantal ziektemeldingen per medewerker als 2,8. Dit getal is een gemiddelde, wat betekent dat sommige medewerkers mogelijk meer of minder ziektemeldingen hadden, maar over het geheel genomen was dit het gemiddelde voor de hele groep.
Met deze informatie kunnen bazen en HR-medewerkers beter zien wanneer en hoe vaak medewerkers afwezig zijn. Dit helpt hen om te bedenken hoe ze het team gezonder en gelukkiger kunnen maken. Door meer onderzoek kunnen ze ook beter begrijpen waarom mensen ziek worden en hoe dit in de toekomst kan worden voorkomen.
Hoe wordt het gebruikt in verzuimbeleid?
Meldingsfrequentie speelt een cruciale rol in effectief verzuimbeleid. Het wordt gebruikt om verschillende doelen te bereiken, zoals het bepalen van drempels voor verdere actie. Bijvoorbeeld, als een werknemer zich meer dan een bepaald aantal keren in een specifieke periode ziek meldt, kan dit leiden tot gesprekken met HR of een leidinggevende. Bovendien wordt het ingezet om patronen in het verzuim te identificeren en te analyseren, zoals seizoensgebonden verzuim of problemen binnen bepaalde afdelingen. Op basis van deze analyses kunnen organisaties preventieve maatregelen nemen, zoals het aanbieden van gezondheids- en welzijnsprogramma's, om het ziekteverzuim te verminderen en de algehele gezondheid en productiviteit van werknemers te bevorderen.
Om meer te lezen over verzuimfrequentie en de combinatie daarvan met het verzuimpercentage lees hier ons andere blog.
Tips voor het monitoren van meldingsfrequentie:
· Gebruik tools zoals Power BI om trends en patronen in de meldingsfrequentie te visualiseren.
· Communiceer duidelijk over het belang van meldingsfrequentie naar werknemers, zodat ze begrijpen waarom het wordt gemonitord.
· Zorg voor een open cultuur waarin werknemers zich comfortabel voelen om over hun gezondheid en welzijn te praten.
